समझिए
[SS-1: full Excel window with numbered callouts 1-6]
Screen के छह हिस्से मायने रखते हैं:
1. Ribbon — ऊपर की tab पट्टी। इसका क्रम मनमाना नहीं है, यह एक workflow का पालन करता है।
| Tab | किस काम के लिए |
|---|---|
| Home | Formatting, sort/filter, find — रोज़ का 80% काम |
| Insert | Tables, charts, pivot tables, pictures |
| Page Layout | Print settings, margins, print area |
| Formulas | Function library, Name Manager, calculation options |
| Data | Import, sort, filter, remove duplicates, Power Query |
| Review | Spell check, comments, protect sheet |
| View | Freeze panes, zoom, gridlines toggle |
Ctrl + F1 से ribbon छिपता और दिखता है। छोटी screen पर काम का है।
2. Quick Access Toolbar (QAT) — ribbon के ऊपर की छोटी पट्टी। यह Excel का सबसे कम इस्तेमाल होने वाला feature है। इसमें जो भी button डालेंगे, वह Alt + 1, Alt + 2, Alt + 3 से चलने लगेगा।
किसी भी ribbon button पर right-click → "Add to Quick Access Toolbar". पाँच जो डालने लायक हैं:
- Paste Values (
Alt+1) - Freeze Panes (
Alt+2) - Filter (
Alt+3) - Format Painter (
Alt+4) - और Merge & Center अगर वहाँ है तो उसे हटा दीजिए — merged cells आगे चलकर परेशानी करते हैं
3. Name Box — formula bar के ठीक बाईं ओर। यह दो काम करता है:
- मौजूदा cell का address दिखाता है (जैसे
C5) - कोई address टाइप करके Enter दबाइए और आप सीधे वहाँ पहुँच जाएँगे।
A1000टाइप कीजिए, आप वहाँ हैं। - Range चुनकर उसे नाम भी दे सकते हैं (M2 में विस्तार से)
4. Formula Bar — cell की असली content दिखाता है। यह अंतर महत्वपूर्ण है: cell में जो दिख रहा है और cell में जो है, वे अक्सर अलग होते हैं। Cell में 1,250 दिखेगा पर formula bar में 1250 — comma सिर्फ़ formatting है। Cell में ₹5,000 दिख सकता है जबकि अंदर =B2*C2 हो।
Ctrl + Shift + U से formula bar बड़ा हो जाता है — लंबी formulas पढ़ने के लिए।
5. Sheet tabs — सबसे नीचे। Right-click से rename, colour, move या copy। Ctrl + Page Down / Page Up से sheets के बीच जाइए।
6. Status bar — बिल्कुल नीचे। कुछ cells चुनिए और Sum, Average, Count अपने आप दिखने लगेंगे। इस पर right-click करके Min, Max और Numerical Count भी जोड़ सकते हैं। छोटे हिसाब के लिए formula लिखने की ज़रूरत ही नहीं।
[SS-2: status bar close-up showing Sum/Average/Count after selecting a range]
काम की बात:
Altदबाकर छोड़ दीजिए — हर ribbon button पर एक अक्षर आ जाएगा।Alt→H→O→Iसे column width autofit होती है। इन्हें KeyTips कहते हैं। इन्हें याद करने की ज़रूरत नहीं, बसAltदबाना याद रखिए।